Нотаріальна палата України звернулася до Міністерства юстиції України з клопотанням щодо необхідності вдосконалення питання внесення інформації про закінчення ведення нотаріусами Реєстрів для реєстрації нотаріальних дій у Журналах обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій: https://npu.ua/wp-content/uploads/2026/02/060226.pdf
Закінчені веденням Реєстри є важливою складовою нотаріального діловодства, мають високу цінність для захисту прав та законних інтересів фізичних та юридичних осіб, тому винесення їх за межі нотаріальної контори, робочого місця приватного нотаріуса для огляду перед проставленням відповідних відміток у Журналах обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій відповідними територіальними органами Міністерства юстиції не передбачено законодавством, є недоцільним та небезпечним, адже може призвести до пошкодження, псування, втрати, викрадення під час транспортування та навіть знищення закінчених веденням Реєстрів.
НПУ зауважує, що проведення оглядів Реєстру, ведення якого закінчено, посадовими особами територіального органу Міністерства юстиції жодним законодавством не передбачено (про що йдеться в листі МЮ від 11.06.2013 № 13.1-32/420 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v-420323-13#Text).
Водночас, зокрема усупереч статті 8 Закону України «Про нотаріат», існує практика огляду Реєстрів перед проставленням відповідних відміток у Журналах обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій працівниками відповідних територіальних органів Міністерства юстиції.
В умовах воєнного стану органам нотаріату важливо якісно забезпечувати захист прав, свобод, обов’язків та законних інтересів осіб та зберігати нотаріальний архів.
Тому НПУ просить Міністерство юстиції впорядкувати процедуру проставленням відповідних відміток у Журналах обліку реєстрів для реєстрації нотаріальних дій працівниками відповідних територіальних органів Міністерства юстиції при завершенні ведення Реєстрів нотаріусами та реєстрації нових Реєстрів, поінформувати про недопущення витребування у нотаріусів та огляду Реєстрів відповідними територіальними органами Міністерства юстиції при цьому, та надсилає відповідні пропозиції змін до законодавства.
До врегулювання даного питання на нормативному рівні (внесення змін до Правил ведення нотаріального діловодства), НПУ просить Міністерство юстиції надати відповідні роз’яснення та вказівки нотаріусам України та уповноваженим посадовим особам територіальних органів Міністерства юстиції, оскільки законодавством не передбачено жодних оглядів Реєстрів, записи в яких закінчено, посадовими особами територіального органу Міністерства юстиції.