7 жовтня 2020 року відбувся Міжнародний веб-симпозіум нотаріатів країн Європи і Азії на тему «Робота та розвиток нотаріату як критичної інфраструктури в умовах пандемії», організований Нотаріальною палатою України у співпраці із нотаріальними палатами Білорусі та Литви. Окрім того, учасниками заходу стали представники нотаріатів Грузії, Казахстану, Узбекистану й Молдови.
Пандемія COVID-19 і введення карантину кардинально змінило життя людей, умови ведення бізнесу, роботу державних органів та різноманітних структур і організацій, вплинуло на економіку всього світу. Нотаріат в умовах пандемії працює як інфраструктура, критично необхідна фізичним та юридичним особам.
«Нотаріусам України не звикати працювати в екстремальних умовах – і це допомогло швидко адаптуватися до змін, при цьому зберегти професійну мотивацію і залишитися позитивним прикладом для суспільства. Нотаріат України в умовах карантину підтвердив, що завжди стоїть на захисті прав і законних інтересів громадян і бізнесу, а Нотаріальна палата України довела, що здатна якісно захищати професійні права нотаріусів», – зазначив у вступному слові модератор веб-симпозіуму, президент НПУ Володимир Марченко.
Детальніше про роботу нотаріату України під час пандемії читайте у статті «В умовах карантину».
Президент Білоруської нотаріальної палати Наталя Борисенко розповіла про особливості організації роботи нотаріату Білорусі в умовах пандемії. Оскільки в країні не був введений карантин, нотаріуси не припиняли працювати, але у нотаріальних конторах здійснювалися профілактичні заходи, було організоване чергування консультантів, які зустрічали відвідувачів на вході та слідкували за дотриманням санітарних норм.
Було проведено низку акцій щодо безплатного дистанційного консультування громадян нотаріусами (за загальним правилом в Білорусі такі консультації платні). Більшість питань стосувалося питання спадкування, наразі існує проблема із простроченими заявами на відкриття спадщини.
За словами Наталії Борисенко, кількість нотаріальних дій в Білорусі суттєво скоротилася: зокрема, засвідчення справжності підписів на документах зменшилося на 50%, посвідчення довіреностей на 20%. Разом з тим, посвідчення заповітів збільшилося на 30%, вдвічі більше стало нотаріальних дій щодо забезпечення доказів. Практики вчинення нотаріальних дій дистанційно нотаріуси Білорусі не мають, адже цифрове середовище в країні не достатньо розвинене: нотаріат готовий працювати з електронними документами, але державні органи – ні.
Інна Бернацька, член Ради НПУ, голова Комісії НПУ з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності, виступила з доповіддю на тему «Вдосконалення процедур вчинення нотаріальних дій, державної реєстрації прав на нерухомість і бізнесу за принципом «єдиного вікна», а також поінформувала іноземних колег про актуальний стан реформування нотаріату України, законодавчі зміни.
«Робота в умовах пандемії дала нотаріату України ще більшу мотивацію здійснювати реформи, запроваджувати новації, використовувати нові технології», – зазначила Інна Бернацька.
Принцип «єдиного вікна» у нотаріуса став у нагоді в період карантину, адже передбачає віддалену підготовку документів для правочину, можливість доступу нотаріусів до багатьох баз та реєстрів, повноваження у сфері державної реєстрації. Відвідувачу не потрібно отримувати документи в багатьох інстанціях – все можна зробити за один візит до нотаріуса.
Президент Литовської нотаріальної палати Марюс Страчкайтіс розповів про напружену ситуацію, яка склалась у Литві на початку весни цього року. Наказом міністерства юстиції у зв’язку із пандемією було повністю призупинено роботу нотаріальних бюро – нотаріуси могли надавати лише дистанційні консультації. В результаті стало зрозуміло, що без нотаріальних дій суспільство не може повноцінно існувати, тому нотаріуси не працювали лише чотири дні. Але уряд оголосив про передачу функцій нотаріусів державному підприємству «Центр реєстрів» та підготував відповідні законодавчі зміни.
Але незабаром уряд звернув увагу на законопроект, розроблений Литовською нотаріальною палатою, в якому передбачено дистанційну форму роботи нотаріусів. Уряд вирішив не передавати функції нотаріусів ДП, а реформувати нотаріат на основі цього проекту, який наразі поданий до парламенту.
Законопроект, зокрема, передбачає можливість дистанційної форми роботи нотаріусів, а також подальший перехід на електронний документообіг.
Втім, хоча кількість паперів (різноманітних довідок, витягів тощо) буде суттєво зменшуватися, нотаріальні дії не заміняться використанням онлайн шаблонів документів, – в центрі правочину завжди стоятиме нотаріус як відповідальний професіонал.
Відповідаючи на питання колег щодо ризиків переходу на електронний документообіг (адже немає гарантій збереження електронних архівів, на відміну від паперових), Марюс Страчкайтіс наголосив, що такі ризики і справді завжди розглядаються першочергово, але пандемія внесла корективи та не залишила вибору: нотаріат мусить все швидше рухатися в бік цифровізації.
Цікаво, що Литва залишилася єдиною країною Балтії, де поки що немає дистанційного нотаріату. Але незважаючи на запровадження новацій в інших країнах, нотаріуси працюють переважно традиційним способом. Наприклад, у Естонії лише 10% нотаріальних дій відбувається дистанційно, і це переважно виключення, коли у людей немає можливості відвідати нотаріуса.
Також президент Литовської нотаріальної палати розповів про особливості нотаріального посвідчення сімейно-правових договорів та повноваження нотаріусів по реєстрації та розірвання шлюбів.
В Литві зареєструвати шлюб у нотаріуса неможливо, ініціатив з цього приводу поки що навіть не виникало. А ось в Естонії вже кілька років реєструють шлюби виключно нотаріуси. У вищезгаданому законопроекті, який очікує розгляду в парламенті Литви, передбачається можливість реєстрації нотаріусами розірвання шлюбу – за умови, якщо немає неповнолітніх дітей та майнових спорів. Також є ідея посвідчувати у нотаріусів, без звернення до суду, договори подружжя про розділ майна.
Олена Чуєва, член Комісії НПУ з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності, виступила з доповіддю щодо особливостей спадкування та ролі нотаріусів України в цьому процесі. Цивільний кодекс ще із 2004 року передбачив договірне регулювання спадкових відносин, але українці досі не часто користуються цією можливістю. Доповідач звернула увагу на нюанси зміни черговості для спадкоємців, видачі свідоцтва про право на спадщину, посвідчення договору про розподіл спадкового майна, про зміну спадкової частки. На думку Олени Чуєвої, у спадкових справах дистанційна форма роботи нотаріуса не доречна.
Голова Республіканської нотаріальної палати Казахстану Асель Жанабілова поділилася інформацією про роботу нотаріату в Казахстані під час пандемії. За словами доповідача, позицією міністерства юстиції є постійність та безперервність надання правової допомоги населенню, тому нотаріуси продовжували працювати, звісно ж, із дотриманням санітарно-профілактичних норм. Оскільки в країні ввели надзвичайний стан, спершу майже всі установи були закриті, а тому нотаріат знаходився на передовій надання допомоги людям. Важливо, що у Казахстані працюють різноманітні онлайн-сервіси, що полегшувало роботу. Окрім того, держава на півроку повністю звільнила нотаріусів від податків.
Нотаріат Казахстану також очікує реформування – розроблений законопроект, який скасовує паперовий реєстр нотаріальних дій та спеціальні бланки, на документи нотаріус накладатиме ЕЦП тощо. Триває робота щодо організації архіву, адже для зберігання паперових документів вже не вистачає приміщень (архіви діють при територіальних палатах). Пропонується скоротити термін постійного зберігання документів із 75 до 30 років.
Також Асель Жанабілова виступила з доповіддю на тему «Розширення застосування електронних сервісів для отримання інформації щодо нерухомості». Зокрема, розповіла про реалізацію пілотного проекту з банком щодо переводу в безготівкову форму угод із депозитом нотаріуса.
Президент Нотаріальної палати Грузії Давит Путкарадзе розповів, що робота нотаріату Грузії в період пандемії суттєво змінилася: наприкінці березня наказом міністерства юстиції була призупинена нотаріальна діяльність та створені тимчасові нотаріальні бюро, де нотаріуси чергували із 8 до 18 години, хоча фактично доводилося залишатися допізна; вчинення певних нотаріальних дій обмежили; до роботи активно долучилася нотаріальна палата, яка організувала прийом заяв щодо спадкування, надавала дистанційні консультації (довелося навіть збільшити штат кол-центру).
Згодом до роботи нотаріальних контор запровадили нові вимоги з огляду на санітарно-гігієнічні норми, і деяким нотаріусам навіть довелося переобладнувати свої офіси. Зараз нотаріуси в обов’язковому порядку розпочинають роботу не пізніше 9 ранку і працюють не менше 8 годин на день. При цьому працювати на виїзді забороняється.
Анна Котляр, член Комісії НПУ з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності, виступила з доповіддю на тему «Надання нотаріусам повноважень з прийому-видачі документів про проставлення апостиля». Нотаріус розповіла про те, як регулюється дана сфера в Україні, якими є нові повноваження нотаріусів та Мін’юсту. Загалом, проставлення апостиля – це оперативна, надійна та зручна послуга, особливо беручи до уваги наявність Електронного реєстру апостилів. «Нотаріуси України завжди готові до отримання нових додаткових повноважень, які напряму не пов’язані з нотаріатом, але будуть зручними та потрібними для людей», – зазначила Анна Котляр.
Голова Нотаріальної палати Республіки Узбекистан Дилшод Ашуров повідомив, що під час пандемії в країні активно використовують онлайн-можливості. Так, нотаріуси Узбекистану приймають відвідувачів тільки після попереднього запису через спеціальний сайт. На початку пандемії Нотаріальна палата організувала консультування та інформування громадян в соціальних мережах, постійно публікувались оновлені переліки діючих нотаріальних контор, створювалися інформаційні просвітницькі відеоролики тощо.
Дистанційний нотаріат може бути корисним, вважає Дилшод Ашуров, але найголовніше при цьому – забезпечити безпеку правочинів та комфортну роботу нотаріусів.
До спілкування долучилася також президент Нотаріальної палати Республіки Молдова Аурелія Лазу, яка подякувала учасникам веб-симпозіуму за цікаві доповіді та обмін досвідом.
Проаналізувавши інформацію, якою поділилися під час веб-симпозіуму іноземні нотаріуси, можна зробити висновок, що нотаріати різних країн в період пандемії мають спільну проблематику та досвід:
– нотаріат в період пандемії підтвердив свою унікальність та необхідність для суспільства;
– робота нотаріусів була швидко та чітко організована відповідно до санітарно-гігієнічних норм; консультування громадян здійснюється дистанційно, за можливістю обмежується особистий прийом;
– нотаріальним палатам різних країн довелося перенести заплановані події, навіть з’їзди нотаріусів, робоче спілкування відбувається онлайн; разом з цим, нотаріальні спільноти займаються благодійністю та підтримують співгромадян у скрутні часи;
– пандемія та карантин надали поштовх для реформування, зокрема запровадження Е-нотаріату, законодавчих змін;
– роль особистості нотаріуса у вчиненні правочину – визначальна.
«Запроваджуючи електронні сервіси, важливо не втратити сам нотаріат, – акцентував Володимир Марченко. – Втім, в найближче сторіччя робот не замінить нотаріуса, тому продовжуємо працювати як соціально орієнтований інститут, на захисті прав громадян та бізнесу».
Президент НПУ подякував зарубіжним колегам та членам Ради НПУ за участь в заході та висловив упевненість, що конструктивна співпраця палат продовжиться.