В Україні триває процес цифровізації інформації про працівників та запровадження електронних трудових книжок.
Закон України № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набрав чинності 10 червня 2021 року, запровадив електронні трудові книжки та передбачив 5-річний перехідний період для оцифрування даних.
Україна з 10 червня 2026 року переходить на електронний формат обліку трудової діяльності, що включає: надійне зберігання даних без ризику втрати чи пошкодження паперової книжки, швидкий доступ до інформації онлайн, спрощення процедур під час оформлення пенсії та інших виплат.
У зв’язку з цим до 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб.
Внесення інформації і сканованих копій трудових книжок може бути здійснене як працівником самостійно, так і роботодавцем.
Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники через вебпортал Пенсійного фонду України.
З метою належного додавання сканкопій трудових книжок працівника необхідно дотримуватись інструкцій, підготовлених Пенсійним фондом України чи податковими органами.
Алгоритм дій для онлайн-подання заяви
Крок 1. На вебпорталі ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua/) авторизуйтесь в особистому кабінеті через КЕП.
Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
Крок 3. Заповніть загальні дані та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
Крок 4. Прикріпіть сканкопії необхідних документів та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
З результатами опрацювання заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».
Важливо! Скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки необхідно подавати у хронологічному порядку, дотримуючись таких вимог:
– мають містити чіткі зображення повного складу тексту документа та його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника, а також усі записи щодо трудового стажу;
– збережені у форматах JPG або PDF;
– розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
– рекомендована якість сканування 300 dpi, щоб забезпечити високу деталізацію;
– назви мають відповідати виду відсканованого документа.
Разом з трудовою книжкою додаються скановані документи, що підтверджують страховий стаж:
– документи про здобуття освіти;
– свідоцтво про народження дитини (для жінок);
– військовий квиток;
– інші документи, які підтверджують періоди роботи (у разі необхідності).
Подавати сканкопію можна як одним файлом, так і кожну сторінку окремо.
Якщо подаєте одним файлом – стежте, щоб його розмір не перевищував 1 Мб (для зменшення розміру файлу можна скористатися редакторами, наприклад, Paint, PDF24 Creator тощо). Але якість зображення має залишатися читабельною. Якщо «стискання» не спрацює, відскануйте кожен розворот як окремий файл.
ПФУ приймає файли у форматі JPG (не JPEG!) або PDF. У властивостях файлу два формати (jpg та jpeg) є практично однаковими, проте оскільки система ПФУ приймає лише JPG (без Е), то JPЕG вона може зчитувати як неправильний формат. Тож переконвертуйте файл у формат JPG – після цього його має бути прийнято.
Відеоінструкція – як самостійно оцифрувати трудову книжку: https://www.youtube.com/watch?v=pd1xNKix6ls