З метою забезпечення захисту прав та законних інтересів громадян Нотаріальна палата України звернулася до виконавчих органів місцевих рад та сільських голів із проханням вчасно та в повному обсязі надавати нотаріусам відомості з реєстрів територіальних громади, необхідні для вчинення нотаріальних дій.
Згідно із ст. 46 Закону України «Про нотаріат» нотаріус має право витребовувати від фізичних та юридичних осіб відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії. Такі відомості та документи повинні бути подані в строк, визначений нотаріусом (не більше 1 місяця).
Неподання відомостей та документів на вимогу нотаріуса є підставою для відкладення, зупинення вчинення нотаріальної дії або відмови у її вчиненні.
До повноважень нотаріуса, зокрема, відноситься посвідчення правочинів та видача свідоцтв про право на спадщину. Встановлення кола осіб, які фактично прийняли спадщину на підставі спільного проживання із спадкоємцем, є вкрай важливим для захисту прав та законних інтересів громадян при оформленні спадщини. Факт спільного проживання може бути встановлений на підставі інформації від органу, уповноваженого на реєстрацію місця постійного проживання громадян. Неможливість отримання такої інформації може призвести до того, що нотаріус буде змушений відмовити у вчиненні нотаріальної дії, що спричинить труднощі для громадян в подальшому оформленні спадкових прав.
Відзначимо, що надання виконавчим органом сільської, селищної або міської ради, сільським голова відповіді на запит нотаріуса, направлений на підставі статті 46 Закону України «Про нотаріат» не є адміністративною послугою, отже на процедурні питання її вчинення не розповсюджується Закон України «Про адміністративні послуги».
На сьогоднішній день відділення НПУ активно співпрацюють із органами місцевого самоврядування задля підключення нотаріусів до реєстрів територіальних громад з метою надання нотаріусам можливості безпосереднього отримання інформації, необхідної для законного та безспірного вчинення нотаріальних дій. Такі проекти вже успішно працюють в багатьох містах України.