Рекомендації
державним нотаріальним архівам, державним нотаріальним конторам та приватним нотаріусам
на випадок захоплення населеного пункту та/або нотаріальної контори/державного нотаріального архіву/приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса,
чи безпосередньої загрози його захоплення
1. На випадок захоплення або загрози захоплення населеного пункту та/або нотаріальної контори/державного нотаріального архіву/приміщення, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, кожен керівник державної нотаріальної контори, або державного нотаріального архіву, або приватний нотаріус мають діяти відповідно до ситуації, що склалася, та умов воєнного стану, приймати розумні та ефективні рішення, усвідомлюючи, що збереження життя і здоров’я людей є їх пріоритетним завданням.
2. Якщо населений пункт, у якому знаходиться нотаріальна контора/державний нотаріальний архів/робоче місце приватного нотаріуса, є тимчасово окупованим й немає можливості виїзду з нього, нотаріусам та працівникам архіву/контори слід очікувати встановлення евакуаційних коридорів.
За наявності евакуаційного транспорту та плану евакуації нотаріусам та працівникам нотаріального архіву/нотаріальної контори доцільно здійснити евакуацію у визначені державними органами місця.
За відсутності евакуаційного транспорту залишити (в разі можливості) населений пункт самостійно. При цьому необхідно керуватися повідомленнями органів влади стосовно безпечності самостійної евакуації.
При першій же можливості повідомити про евакуацію відповідні територіальні органи Міністерства юстиції та Нотаріальну палату України, зокрема через відповідного голову відділення НПУ у відповідній області. Повідомлення може бути направлено у будь-який можливий або доступний спосіб: телефоном, на електронну пошту, за допомогою соціальних мереж або месенджерів.
3. За можливості необхідно здійснити вивезення архівних документів, насамперед реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та незавершених спадкових справ, що перебувають у провадженні нотаріусів.
Якщо такої можливості немає – забезпечити зберігання таких документів відповідно до правил діловодства у металевих шафах або приміщеннях, обладнаних під архів.
При цьому за наявності ризику для життя чи здоров’я, пов’язаного із вивезенням документів, такі документи та справи треба залишати в приміщеннях за місцем їх знаходження та зберігання.
У випадку евакуації печатка нотаріуса, ключ із електронним цифровим підписом, а також невикористані бланки нотаріальних документів можуть бути:
– вивезені нотаріусом із собою;
– знищені із складанням відповідно акту знищення.
Про знищення невикористаних бланків нотаріальних документів нотаріус повідомляє ДП «НАІС» та/або Нотаріальну палату України (через Голову відповідного відділення НПУ) для внесення відповідних відомостей до реєстру нотаріальних бланків. Повідомлення може бути направлено у будь-який можливий або доступний спосіб: телефоном, на електронну пошту, за допомогою соціальних мереж або месенджерів.
Про знищення печатки нотаріус повідомляє відповідні територіальні органи Міністерства юстиції та/або Нотаріальну палату України, зокрема через відповідного голову відділення НПУ у відповідній області. Повідомлення може бути направлено у будь-який можливий або доступний спосіб: телефоном, на електронну пошту, за допомогою соціальних мереж або месенджерів.
Про знищення носія з електронним цифровим підписом та/або у випадку загрози заволодіння ним сторонніми особами нотаріус повідомляє ДП «НАІС»та/або Нотаріальну палату України (через голову відповідного відділення НПУ) для вжиття заходів щодо блокування ключа з ЕЦП. Повідомлення може бути направлено у будь – який можливий або доступний спосіб: телефоном, на електронну пошту, за допомогою соціальних мереж або месенджерів.
Невикористані бланки нотаріальних документів, у випадку, якщо у нотаріуса є можливість їх забрати із собою при евакуації, можуть бути передані іншому нотаріусу незалежно від нотаріального округу із оформленням відповідного акта приймання-передачі, який має бути підписаний ЕЦП особи, яка передала та особи, яка прийняла. В подальшому вказаний акт приймання-передачі надсилається на електронну адресу ДП «НАІС» для внесення відповідних відомостей до реєстру нотаріальних бланків (усі запитання – через голову відповідного відділення НПУ).
4. Вміст технічних засобів – носіїв інформації (комп’ютерів) рекомендуємо заздалегідь скопіювати на переносні носії або до зберігання у «хмарах».
У випадку евакуації, за наявності такої можливості, рекомендується видалити електронні документи з комп’ютеної техніки.
5. У конторах/державних нотаріальних архівах/робочих місцях приватних нотаріусів, розташованих у безпосередній близькості до районів ведення воєнних дій, рекомендується вжити підготовчих заходів, необхідних для виконання цих рекомендацій в разі ймовірного захоплення населеного пункту та/або приміщення.
До таких заходів слід додати рекомендації щодо відключення світлових вказівників на приміщення нотаріальних контор, архівів, робочих місць приватних нотаріусів, прибирання вивісок та вказівників.
6. Необхідно забезпечити схоронність особових справ та трудових книжок найманих працівників приватних нотаріусів.
За можливості оригінали трудових книжок під розписку передати працівникам, а особові справи найманих працівників розмістити у сейфах або металевих шафах, які зачиняються.
7. Свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю та реєстраційні посвідчення у випадку евакуації забирати із собою на рівні з іншими важливими документами, зокрема паспортами.
8. У випадку тимчасового залишення місця проживання та/або у період дії воєнного стану, приватним нотаріусам повідомляти відповідні регіональні органи Міністерства юстиції, будь-яким доступним способом.
9. Нотаріусам і працівникам органів нотаріату, що перебувають на території, окупованій російськими військами, необхідно уникати переговорів з окупантами, не погоджуватися на пропозиції співпраці, за можливості не розголошувати інформацію про те, що працюють в органах нотаріату, чекати створення евакуаційних коридорів.
10. Питання зміни округів, передачі та збереження архівів, відновлення печаток, ключів з ЕЦП, сертифікації нових робочих місць та інші проблемні питання нотаріату в умовах воєнного стану або внаслідок військової агресії Російської Федерації в подальшому будуть вирішуватися спільно Міністерством юстиції, Нотаріальною палатою України, ДП «НАІС».