Впродовж багатьох років Німецький фонд міжнародного правового співробітництва (IRZ) успішно проводить підвищення кваліфікації спеціалістів юридичної галузі з європейських країн. Цього року за ініціативи німецької сторони та сприяння Нотаріальної палати України було проведено відбір на конкурсній основі українських німецькомовних нотаріусів для участі у програмі підвищення кваліфікації, що реалізовувалась IRZ та Федеральною нотаріальною палатою Німеччини у м. Бонн. Переможниця конкурсу, нотаріус Київського міського нотаріального округу Оксана Маринець, разом із колегами з Угорщини, Польщі, Грузії, Хорватії, Російської Федерації, Македонії та Румунії, протягом двох тижнів (12 – 29 травня 2019 року) мала можливість ознайомитися з особливостями нотаріальної системи Німеччини, а також країн її колег по навчанню, та поділилася своїми враженнями від стажування.
Програма стажування включала три етапи:
І. Теоретичні лекції.
ІІ. Практичне стажування в нотаріальній конторі Німеччини.
ІІІ. Продовження лекцій з подальшим обговоренням та порівнянням нотаріального процесу й законодавства кожної країни-учасниці.
Дана програма надала можливість не тільки порівняти діючий порядок та алгоритм державної реєстрації прав та порядок оформлення різних нотаріальних документів, систему документообігу та діловодства, але й глибше познайомитися з нотаріальним процесом інших країн, який перебуває під захистом нотаріальної таємниці.
Між лекторами та учасниками програми протягом всього періоду навчання відбувалися дискусії на теми особливостей посвідчення договорів, державної реєстрації, порядку перевірки нотаріальної діяльності відповідними органами тощо. Слід зазначити, що кожна німецькомовна країна використовує власну фахову термінологію, яка є відмінною та притаманна лише певній країні.
Головною та найважливішою рисою німецької правової системи є повага до Закону та до Нотаріуса, як з боку громадян, так і з боку державних органів, яке має відображення, зокрема, в підтримці нотаріуса на почату його нотаріальної діяльності, оскільки «Нотаріус – це юридичне обличчя Держави».
«Нотаріусу як незалежному носію державної влади доручаються суверенні повноваження щодо запобіжного здійснення правосуддя в Німеччині. Нотаріус здійснює превентивний правовий контроль і встановлює документи, які мають обов’язкову доказову силу і негайно підлягають виконанню», – так визначається роль нотаріуса в правовій системі Німеччини.
Як стати нотаріусом в Німеччині
Шлях до власної контори нотаріуса є досить складним та дуже довгим, тому нотаріуси не тільки шанують свою професію, але і присвячують їй майже все своє життя.
Для того, щоб стати нотаріусом, необхідно отримати не тільки загальну юридичну освіту, скласти успішно іспити, а й пройти навчання зі спеціальних юридичних фахових дисциплін. Під час цього навчання майбутній юрист має визначитись, кім він себе бачить в майбутньому: нотаріусом, адвокатом чи суддею, скласти фаховий іспит. Протягом останнього фахового навчання юристи мають практичну можливість пропрацювати в усіх органах юстиції, що дає можливість не тільки отримати практичні знання та навички в усіх органах юстиції, але й визначитись, яка із сфер юстиції більш за все приваблює. При цьому, окрім фахового іспиту, додатково необхідно отримати медичну довідку про стан здоров’я – для визначення відповідності стану здоров’я кандидата майбутній професії (актуально для суддів, адже вони отримують заробітну плату за рахунок державних коштів).
Але на цьому випробування для майбутнього нотаріуса не закінчуються. Оскільки кількість нотаріусів в містах обмежена (наприклад, на весь Дюссельдорф квота 41 нотаріус, а в деяких містах ще менше), то майбутні нотаріуси, які вже склали нотаріальний іспит, повинні перебувати в розпорядженні Федеральної Нотаріальної Палати та очікувати на власне призначення, працюючи по 2 роки в різних нотаріальних конторах.
До речі, майбутній нотаріус може лише висловити бажання щодо місця/міста, де б він хотів відкрити власну нотаріальну контору, а вже Федеральна Нотаріальна Палата визначає, де саме звільнилось місце нотаріуса, або де потрібно збільшення їх кількості. У разі, якщо майбутній нотаріус відмовляється від запропонованого йому місця декілька разів, то він взагалі втрачає право займатися нотаріальною діяльністю. Очікувати таке місце майбутній нотаріус може декілька років. При призначенні на вільне місце перевага надається тим нотаріусам, які мають найвищий бал з фахового екзамену та які найдовше перебувають у розпорядженні Палати.
Організація роботи нотаріальних контор
Штат нотаріальних контор зазвичай є великим: малі – від 5-7 співробітників; середні – 10-15 співробітників; великі – 30-50 співробітників, і такі контори вже мають так званого «керівника контори», який є також її співробітником.
Організації діяльності нотаріальних контор слід приділити окрему увагу, оскільки це запорука ефективності та високого рівня надання юридичних послуг. Кожна контора має чітке розділення функціональних обов’язків між співробітниками. Здебільшого нотаріальні контори складаються з 2-х нотаріусів, або нотаріуса та адвоката.
Нотаріусам в Німеччині, як і в Україні, заборонено рекламувати власну діяльність. Щодо вивісок існують чітко визначені правила: вивіска повинна мати зображення прапору відповідної федеральної землі, слово «нотаріус» та прізвище, а також знаходитись безпосередньо біля входу в будівлю офісу.
До речі, колір ниток, яким нотаріуси прошивають документи, також повинен відповідати кольорам, які містяться на прапорі відповідної федеральної землі.
Спеціальних вимог до офісу нотаріуса законодавцем не висувається, оскільки нотаріус сам вирішує, як він буде зберігати документи, але на законодавчому рівні перевіряється відповідність якості робочих місць співробітників до вимог чинного законодавства.
Співробітники нотаріальних контор повинні мати спеціальну освіту, яка дозволяє працювати в нотаріальних чи адвокатських конторах. Але така освіта не дає можливості в подальшому складати іспит на право стати нотаріусом. Співробітники володіють основами цивільного, спадкового іншого права та обов’язково в повному обсязі знають правила не тільки нотаріального діловодства, але й правила загального діловодства, оскільки на них покладено обов’язок по підготовці проектів документів, листів, рахунків, ведення запису клієнтів, внесення всіх документів та даних до спеціальної нотаріальної програми ХNOTAR, без якої не існує жодна нотаріальна контора.
Оскільки працівників у нотаріальних конторах багато, комунікація між ними відбувається саме через цю програму, де вноситься все до дрібниць: дані клієнта, документи, рахунки (сплачені та несплачені, нагадування про сплату тощо), направлені листи, дати нагадування (про несплачені рахунки, листи) тощо. Кожен співробітник бачить, який саме документ підготовлено, відправлено, отримано і це дійсно полегшує щоденну роботу.
Разом з цим, існує єдина нотаріальна програма NOTARSOFT, що містить зразки всіх актуальних документів, які використовує нотаріус у своїй діяльності.
Нотаріальна таємниця, оплата, перевірки
Велику увагу нотаріуси Німеччини приділяють як збереженню нотаріальної таємниці, так і охороні персональних даних. Реєстри нотаріальних дій відсутні, адже клієнт міг би таким чином бачити зміст та особисті дані з попередньої нотаріальної дії.
Щодо оплати нотаріальних дій – для визначення вартості існує цілий посібник, де чітко та детально визначено, яку саме суму слід вказувати за певну нотаріальну дію в рахунку, який саме податок, певні коефіцієнти та додаткові витрати слід застосовувати, включно до вартості конвертів (0,70 €), в яких надсилають листи як самим клієнтам, так і до державних органів.
Кожний рахунок перевіряється Фінансовою службою раз в 4 роки на правильність його складання та відповідність вчинюваній дії, для того щоб не було як недорахувань, так і перерахувань коштів. У разі виникнення спірних питань щодо визначення вартості послуги або суми податку нотаріус має право звернутися письмово з листом до Фінансової служби та отримати чітку відповідь, яка матиме силу закону.
Цікавим є той факт, що під час перевірки нотаріальної діяльності працівниками Нотаріальної палати перевага надається доказам нотаріуса, оскільки вважається, що нотаріус це практик, а перевіряючі – лише теоретики.
Діловодство
За правилами нотаріального діловодства Німеччини, нотаріуси зберігають лише оригінали договорів, довіреностей, заповітів, які повинні бути складені в хронологічному порядку за датою вчинення дії. Кожен нотаріус вирішує для себе самостійно, як він буде зберігати ці документи: підшивати в папки чи просто складати в хронологічному порядку в картонажах.
За словами одного з лекторів, в наступні 3 роки планується відмовитись від паперових носіїв документів, але щодо цього в Німеччині йдуть гарячі дискусії.
Досить цікавим є те, що для економії паперу деякі нотаріуси використовують проектори на стіні, на яку відтворюється проект нотаріального документу. Під час обговорення такого документу всі зміни в документ вносяться через комп’ютер та відразу відображається на проекторі, і лише фінальний варіант друкується.
Особливості спадкових справ та реєстрації права власності
З 1 січня 2012 року в Німеччині почав працювати Центральний реєстр заповітів, який містить в собі інформацію про заповіти, спадкові договори та правонаступників. На відміну від українського порядку спадкування та алгоритму оформлення спадкових прав, Німеччина має досить складну систему спадкування та визначення черг та часток у спадковому майні.
Реєстрацією спадкових прав займаються відповідні судові органи, а нотаріус лише направляє документи до відповідного суду.
Слід зазначити, що до нотаріуса переходять у спадок всі спадкові договори та спадкові документи від попереднього нотаріуса, який діяв в тому округу. Тому німецькі нотаріуси мають право утримувати окремі приміщення для зберігання всього цього нотаріального спадку, які можуть знаходитися навіть в районі, відмінному від місцезнаходження діючого офісу.
Головною відмінністю від українського алгоритму та порядку переходу права власності на об’єкт нерухомого майна є те, що цей процес триває значний час, протягом декількох (від 4-х до 6-ти) тижнів, а то і до 4-х місяців.
Процес розпочинається з того, що нотаріус робить в реєстрі попереднє «бронювання» об’єкту для покупця. А перехід права власності здійснюється лише після того, як нотаріус отримує всі документи, зокрема довідку від Фінансової служби про відповідність ціни об’єкта, податкову перевірку та підтвердження про отримання продавцем коштів від покупця. Завдяки таким превентивним заходам унеможливлюється й рейдерство.
Висновки
На відміну від нотаріусів Німеччини, на українських нотаріусів покладено значно більше обов’язків під час вчинення нотаріальних дій, та ставляться вищі вимоги до ведення нотаріального діловодства.
Завдяки українським нотаріусам зберігається законність та достовірність юридичних дій та фактів у багатьох сферах суспільного життя. І громадяни повинні це усвідомлювати, оскільки завдяки таким зусиллям та знанням українських нотаріусів права громадян охороняються відповідно до їх волі та чинного законодавства, незважаючи на колосальне навантаження, яке нотаріуси витримують з гідністю.
Аналізуючи порядки реєстрації документів та прав громадян різних країн, можна впевнено стверджувати, що українська модель та порядок реєстрації прав є досить зрозумілою, швидкою та майже досконалою.
Звичайно, кожна країна має свої переваги та недоліки в кожній сфері, але учасниками всіх цих відносин є дюди з їх правами, обов’язками, життєвими ситуаціями, рішеннями та бажаннями, які нотаріус день за днем, із року в рік відображає на папері, та під якими ставить свій власний підпис та печатку. І чим вищий рівень освіченості людини та усвідомлення власної відповідальності за власні дії, тим більша повага до нотаріуса існує в суспільстві – не тільки як до певної фізичної особи, а як до представника держави.
Тому синергія та плідна співпраця держави та нотаріату (через нотаріусів та нотаріальні саморегулівні організації) є безумовною умовою законного та гармонійного існування суспільства в цілому.
Велике складається з малого. Держава це люди. Без людей не буде держави. Щоденна відповідальна праця та шанобливе, гідне ставлення всіх громадян та колег-нотаріусів один до одного є запорукою підвищення життєвого рівня кожного особисто та розвитку України в цілому.
Оксана Маринець,
приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу