Нотаріальною палатою України напрацьовано пропозиції щодо внесення змін до Правил ведення нотаріального діловодства, що стосуються вдосконалення порядку формування нотаріальних архівів.
НПУ пропонує визначити перелік документів, які підлягають формуванню у справи, – нотаріально посвідчених договорів, свідоцтв, в тому числі свідоцтв про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), спадкових справ. При цьому решта документів будуть формуватися окремо в нові наряди, термін зберігання яких становитиме 10, 15 років.
Також пропонується визначити порядок відбору для знищення документів, на підставі яких вчинялись нотаріальні дії, та надати нотаріусу можливість провести експертизу цінності документів, щоб провести відбір для знищення.
Запропоновані зміни відповідають курсу держави на цифровізацію, забезпечать належний захист прав фізичних та юридичних осіб, а також дозволять більш ефективно здійснювати зберігання документів, вирішити проблему перезавантаженості державних нотаріальних архівів – без залучення бюджетного фінансування.
НПУ просить Мін’юст розглянути надані пропозиції та у разі необхідності готова залучити представників НПУ до участі в обговоренні та напрацюванні відповідних нормативно-правових актів.