14-15 червня 2019 року у столиці Казахстану м. Нур-Султан відбулася міжнародна конференція «Принципи латинської нотаріальної системи та цифрові технології в сучасній нотаріальній системі».
У конференції взяли участь як представники нотаріатів – членів Міжнародного союзу нотаріату (МСЛН), так і країн, що готуються стати членами цього Союзу. Нотаріальна палата України на цьому заході була представлена головою відділення НПУ в Дніпропетровській області Оленою Бунякіною.
Доповідачі з Німеччини, Франції, Швейцарії, Казахстану, Білорусі, Росії, Азербайджану, Грузії, Киргизії, Таджикистану, Узбекистану ознайомили присутніх з побудовою системи нотаріату у своїх країнах та обговорили вплив інформаційних технологій на сферу нотаріату, зокрема застосування сучасних ІТ-технологій в роботі нотаріусів.
Нотаріат корисний державі та громадянам
Рольф Кніпер, професор Бременського університету (Німеччина), у своєму виступі зазначив, що нотаріат є фактично превентивним правосуддям, в тому числі й за рахунок проведення всіх необхідних перевірок перед вчиненням нотаріального акту, зокрема при роботі з електронними реєстрами, що надає гарантії законності укладених угод. Надійне право власності — невід’ємна частина економічного росту, як і забезпечення законності укладеної угоди.
Нотаріату притаманний принцип правової визначеності, якому Європейський суд з прав людини надає великого значення. ЄСПЛ підтверджує, що ведення реєстрів нотаріусами гарантує безпечне збереження даних щодо прав громадян. Також до превентивного правосуддя відноситься функція нотаріуса щодо попередження необізнаної сторони про наслідки, права та обов’язки в результаті нотаріальної дії.
Роботі нотаріуса притаманна персональна відповідальність, зазначив доповідач. В цивілізованому світі існує презумпція правильності та правомірності нотаріального акту, а також прав та обов’язків, які він породжує. Аналіз судової практики різних країн свідчить про те, що відсоток справ у судах різних країн, де нерухомість переходить у власність громадян в процесі складання нотаріального акту, є дуже малим. Зокрема, в Італії цей відсоток майже нульовий, у Німеччині – 0,69%.
Корпоративні права, шлюбні відносини, нерухомість — це все сфери, в яких нотаріуси повинні використовувати норми європейського права, наголосила Верика Терстеняк, екс-адвокат Європейського суду. Сила нотаріального акта в тому, що нотаріус не тільки встановлює особу громадянина, який до нього звернувся, а й надає юридичної сили та вірогідності документу, який він посвідчує. При цьому обов’язком держави є зробити електронні мережі та реєстри безпечними, захистити всі дані, які в них зберігаються.
Ріхард Бок, віце-президент Федеральної нотаріальної палати Німеччини, член Генеральної ради МСЛН підкреслив, що професія нотаріуса є незалежною, публічною і ліберальною. Між нотаріусом та державою мають існувати взаємні права та обов’язки. Обов’язок держави: відбір професіоналів з високою кваліфікацію, обмеження кількості.
На думку Ріхарда Бока, оскільки нотаріуси виконують функції, які їм делеговані державою, цій діяльності не може бути притаманна конкуренція.
В правових галузях сучасного світу спостерігається тенденція надання нотаріусам ексклюзивних функцій, що забезпечує, зокрема, економічну свободу нотаріуса за рахунок тих дій, та послуг, які він надає громадянам. Нотаріус є економічно вигідним для держави правоохоронцем, оскільки на діяльність приватного нотаріату держава не витрачає жодної копійки, а нотаріус забезпечує себе всім необхідним сам. Послуги юристів та консультантів із захисту прав в судах Європи завжди коштують значно більше, аніж витрати на нотаріуса. Крім того, нотаріуси Німеччини виконують функцію суб’єкта фінансового моніторингу.
Також спостерігається тенденція переведення в цифровий формат всіх послуг, які надає нотаріус. Це є свідченням певної боротьби між системами континентального права та загального права. Для держав з неконсолідованим державним апаратом повна лібералізація нотаріальних послуг та переведення їх в цифровий формат не надає добрих результатів.
Ефективним є надання нотаріусам економічної свободи, зокрема за рахунок плати, яку вони отримують від вчинення нотаріальних дій. В час росту популярності та поширення використання цифрових технологій не слід применшувати значення людського фактору, а саме роль нотаріуса в цивільному обороті, оскільки саме нотаріус є суб’єктом, який має використовувати ці технології у своїй роботі. Крім того, спостерігається популярність індивідуальних вимог учасників бізнес-ринку, для чого жодна цифрова технологія не підходить, необхідний саме кваліфікований спеціаліст-нотаріус.
Таким чином, без людини, фахівця, нотаріуса розвиток ринкових відносин неможливий.
Роланд Ніклаус, секретар Комісії з міжнародного нотаріального співробітництва МСЛН (Швейцарія), розповів про Міжнародний союзу нотаріату, до якого наразі входить 88 членів, порядок прийняття у члени Союзу, а також структуру МСЛН. Міжнародний союз нотаріату здійснює співробітництво зі Світовим банком у напрямку Doing Business. Водночас, Р.Ніклаус окреслив певні ризики для розвитку нотаріату: принцип єдиного вікна, встановлення тарифів в залежності від часу вчинення нотаріальної дії (таймінг), англо-саксонська система права.
Досвід нотаріату Казахстану
Президент Республіканської нотаріальної палати Казахстану Асель Жанабілова повідомила, що у них в країні Закон про нотаріат прийнято 22 роки тому. На розвиток нотаріату Казахстану значно вплинула Світова торгова організація.
На сьогоднішній день в країні не існує державного нотаріату, всі нотаріуси займаються приватною практикою, середнє число нотаріусів на кількість населення становить 1 /3000 мешканців. Надмірна кількість нотаріусів є проблемою сучасного нотаріату Казахстану і виникла у зв’язку із збільшенням квот. На даний час кількість виданих свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю становить близько 8000, фактично ж працює понад 4000 нотаріусів. Таким чином влада Казахстану мала на меті покращити якість роботи нотаріусів та побороти корупцію в державному нотаріаті. Нотаріат здебільшого поповнюють кадри з числа колишніх суддів та чиновників правоохоронних органів.
Республіканська нотаріальна палата Казахстану не є членом МСЛН, але робота в напрямку набуття членства триває. Комісія з міжнародного нотаріального співробітництва МСЛН, яка визначає готовність нотаріату до вступу до Союзу, відвідувала країну у 2003, 2007, 2013 роках і відзначала суттєвий прогрес щодо адаптації принципів латинського нотаріату в нотаріальну систему Казахстану.
Гулшат Бікенова, заступник директора департаменту реєстраційної служби та організацій юридичних послуг Міністерства юстиції Республіки Казахстан, висловила сподівання, що поширеним буде використання депозиту нотаріуса для здійснення будь-яких розрахунків між сторонами угоди за їх взаємною згодою на підставах, закріплених в договорі. На сьогоднішній день ведуться перемовини з національним банком для того, щоб впровадити це в дію. Вказана ініціатива скерована на мінімізацію готівкових розрахунків.
З 2016 року нотаріусам надали функції вчиняти виконавчі написи. Для цього розширено перелік документів, за якими стягнення проводиться у безспірному порядку, маючи на меті розвантаження судової системи.
Цікаво, що не існує законодавчого визначення поняття «нотаріальна таємниця». В майбутньому планують додати функцію забезпечення доказів. За відсутності спору про право власності до функції нотаріуса також відноситься встановлення факту приналежності документа особі у випадку помилки в правовстановлюючому документі.
Уряд реалізує програму «цифровий Казахстан», працює система електронного нотаріату – з 2011 року, розповів Олег Полумордвінов, нотаріус із Казахстану. Нотаріусу відкритий доступ до всіх необхідних реєстрів. Громадянам відкрито доступ до реєстру довіреності та Спадкового реєстру в частині пошуку відкритої спадкової справи.
До електронного нотаріального реєстру інтегрована база даних фізичних осіб, за якою перевіряється дієздатність фізичної особи. Ідентифікація проходить за податковим номером особи. Реєстр нотаріусів також інтегрований з реєстрами юридичних осіб та прав на нерухоме майно.
Процес реєстрації права власності на нерухоме майно відбувається майже автоматично в день подачі нотаріусом заявки про перехід права власності. Обтяження на транспортні засоби реєструється в базі даних Міністерства внутрішніх справ, до якої у нотаріусів є доступ. Також для нотаріусів відкрита база даних пенсійного фонду, за якою нотаріус перевіряє наявність залишку пенсії для оформлення спадщини на неї.
Держава планує включити до електронного нотаріального реєстру модуль щодо фінансового моніторингу, який сприятиме повідомленню про підозрілі угоди.
Нотаріуси Казахстану отримали широкі повноваження у сфері вчинення виконавчих написів. У зв’язку із цим електронний нотаріальний реєстр інтегровано з реєстром виконавчих проваджень, отже вчиняючи виконавчий напис, нотаріус автоматично направляє його до примусового виконання. Наразі реалізується ідея щодо використання депозиту нотаріуса з будь-якою метою за згодою сторін. Це скеровано на зниження готівкового розрахунку в державі. Задля цього розглядається питання взаємодії електронного нотаріального реєстру з базами даних банківських установ для перерахування грошових коштів в режимі онлайн.
Доповідач наголосив на тому, що основна мета інформаційних технологій – це упередити шахрайські схеми, а також спростити життя пересічних громадян та професіоналів, якими є нотаріуси. Тобто інформаційні технології мають бути інструментом руках професійного нотаріуса.
Досвід нотаріату Білорусі
Наталія Борисенко, президент Білоруської нотаріальної палати у своїй презентація зазначила, що реформі нотаріату Білорусі виповнилося 5 років. За цей період нотаріуси Білорусі перейшли від державного (бюджетного) нотаріату до приватного. Юридично це оформлено указом Президента Білорусі, який передбачає єдиний статус нотаріусів, виключення нотаріусів з ієрархії державних службовців, самоврядування та самофінансування нотаріусів.
Міністерство юстиції Білорусі є повноправним партнером Нотаріальної палати Білорусі. На сьогоднішній день в країні працює 842 нотаріуса. Всі вони мають єдиний статус, незалежність, підпорядковуються виключно вимогам закону. Нотаріальні дії оскаржуються виключно в судовому порядку.
Нотаріальна палата Білорусі має в своєму складі методичну комісію, ревізійну комісію, комісію з інформатизації, комісію з моніторингу якості нотаріальних дій. До повноважень та відповідальності Нотаріальної палати відноситься забезпечення доступності нотаріальних дій, а також якості нотаріального обслуговування населення, формування та ведення електронних ресурсів, збереження архівів нотаріусів. Практично в усіх нотаріальних округах придбані власні приміщення для збереження архівів.
Без погодження із Нотаріальної палатою Білорусі не приймається жодний нормативний акт, що стосується нотаріату.
Наразі розглядається перспектива надання нотаріусам права та функцій вчиняти апостилі на всіх документах, як тих, що вчиненні нотаріусом, так і будь-якими іншими посадовими та уповноваженими особами.
До сфери нотаріату не відноситься юридична допомога в корпоративних правах – все це оформлюється через окрему реєстраційну палату. Нотаріуси Білорусі оформлюють широкий спектр безспірних правовідносин та здійснюють стягнення безспірної заборгованості шляхом вчинення виконавчих написів.
Білоруські нотаріуси ведуть такі реєстри: реєстр всіх нотаріальних дій, реєстр спадкових справ. Реєстр нотаріальних дій здійснює інформаційну взаємодію з іншими державними реєстрами.
Самофінансування нотаріусів Білорусі проводиться за рахунок нотаріального тарифу. Позабюджетна форма нотаріату показала свою ефективність. Існує також фонд розвитку нотаріату, яким надається фінансова допомога нотаріусам в нерентабельних регіонах.
Під час проведення семінарів нотаріусам читають лекції фахівці та експерти з фальшивих документів, психологи, тренери з персонального росту та формування особистості. Окрему увагу Нотаріальна палата Білорусі приділяє спортивним заходам, в яких беруть участь нотаріуси.
Нотаріат завоював довіру та повагу як правовий інститут, у зв’язку із чим в Білорусі планують вибороти ексклюзивні права з оформлення прав на нерухоме майно. Нотаріат Білорусі поки що не є членом МСЛН, але бере активну участь в його роботі в якості спостерігача.
Досвід нотаріату Російської Федерації
Станіслав Смирнов, віце-президент Федеральної нотаріальної палати РФ, президент Московської обласної нотаріальної палати, розповів, що в країні з 2009 року введено обов’язкове нотаріальне посвідчення угод, а також інших документів у сфері корпоративних прав щодо товариств з обмеженою відповідальністю. Таким чином, частково було подолано рейдерство у цій сфері. Нещодавно в Росії введено в дію правовий інститут виконавчого напису нотаріуса. Тарифи встановлюються регіональним органом Нотаріальної палати.
Нотаріус Росії посвідчує правочин щодо нерухомого майна, якщо сторони виявили бажання укласти його в нотаріальні формі. Після посвідчення, того ж дня, нотаріус в електронній формі направляє заявку на реєстрацію права власності в Російський державний реєстр. Реєстрація права власності відбувається за 1 день. При направленні заявки використовується електронний цифровий підпис нотаріуса.
Нещодавно введено в дію електронний сервіс пошуку спадкових справ. У 2012 року введено в дію електронний реєстр всіх нотаріальних дій.
З 1 вересня 2018 року запроваджено поняття «спадковий фонд», метою якого є виконання заповітів та управління спадковим майном. Спадковий фонд є юридичною особою, його завдання та функції, а також фактично статут прописуються у заповіті. Використання інституту спадкового фонду притаманно заможним громадянам. Таким чином влада Росії намагається подолати значний відсоток офшорних спадщин. При посвідченні спільного заповіту подружжя нотаріус Росії має вести відеофіксацію. Також відеофіксація є обов’язковою при посвідченні спадкового договору.
Досвід нотаріату Узбекистану
Ділмурад Умаров, начальник управління правової експертизи урядових протокольних рішень та відомчих нормативних актів Міністерства юстиції республіки Узбекистан, розповів, що Узбекистані існує виключно державний нотаріат.
Нотаріуси користуються окремою системою електронної реєстрації нотаріальних дій, яка існує у двох виглядах: в якості програми, що встановлюється на комп’ютер нотаріуса, а також через браузер у веб-версії. Встановлення особи громадянина відбувається шляхом доступу до бази даних МВС. Крім того, при вчиненні нотаріальної дії скануються відбитки пальців.
Паперова форма реєстру нотаріальних дій не ведеться. При посвідченні заповітів, а також угод від особи з фізичними вадами, до якої виїжджає нотаріус, здійснюється аудіо- та відеофіксація. Відеоспостереження в нотаріальних конторах є обов’язковим. Наявне підключення до інших державних реєстрів, у тому числі до реєстру обмежень прав на нерухоме майно, а також до реєстру МВС, за яким також встановлюється факт дієздатності або не дієздатності особи.
Існує можливість онлайн-перевірки довіреності на предмет її підробки, яка відкрита всім громадянам через Web-інтерфейс. Фіксація оплати послуг відбувається виключно в безготівковій формі.
Досвід нотаріатів Киргизії, Таджикистану
Нотаріат Киргизької республіки дивиться оптимістично в своє майбутнє. Аіда Таштандієва, Нотаріальна палата Киргизької Республіки, зазначила, що в республіці на 6 млн. населення працюють 75 державних та 475 приватних нотаріусів. Приватні нотаріуси існують за рахунок додаткових послуг правового та технічного характеру, які визначаються за домовленістю сторін.
Наргіз Джаббарова, заступник головного державного нотаріуса Республіки Таджикистан, повідомила, що на території Республіки Закон про нотаріат діє з 1997 року В Таджикистані існує виключно державною нотаріат, який складається із 125 нотаріусів. Нотаріат існує за рахунок державного мита та додаткових послуг технічного й правового характеру. Все це перераховується до бюджету. Електронні реєстри ведуться лише в окремих розвинутих регіонах країни.
Досвід нотаріату Франції
Антуан Дежуа, нотаріус Вищої Ради нотаріату Франції, відповідальний у зв’язках із Росією та Центральною Азією, розповів про існування з дев’яностих років у Франції системи MINITEL, яка є системою доступу до комп’ютерів із базами даних та включає в себе безпечну базу даних, обмін даними між базами, а також безпечне з’єднання. У Франції існує безпечна закрита мережа між нотаріусами.
За 15 років розроблено інструмент для ідентифікації та підпису документів, який по суті схожий з електронним цифровим підписом. Пересертифікація такого цифрового підпису відбувається раз на 3 роки. Документ підписується на комп’ютері електронним цифровим підписом та є фактично 1-м екземпляром – існує в електронній версії. Саме такий документ є оригіналом. Паперова версія такого документа є по суті копією.
Електронний архів автентичних нотаріальних актів існує у формі зашифрованих файлових документів. Строк зберігання таких документів становить 75 років. На сьогоднішній день 85 відсотків всіх нотаріальних актів існують та зберігаються у цифровому форматі.
Існує можливість участі сторін у нотаріальній дії дистанційно, шляхом відео-конференції. Підписи в такому випадку накладаються з використанням цифрових технологій на файл формату pdf за допомогою нотаріуса.
У Франції існує база даних операцій купівлі-продажу нерухомого майна, яка, по суті, є також показником зміни цін на нерухомість, оскільки в ній відображається також ціна угоди. Крім того, існує спадковий реєстр. Ці реєстри частково є доступними у скороченому вигляді для всіх громадян.
Працює також Платформа Planet, яка є публікацією нотаріальної дії, тобто передачею інформації щодо зміни речових прав на нерухоме майно. Інформація до бази даних нерухомого майна вноситься включно через нотаріусів. Практикується цифровий обмін даними з банками при іпотеці, депозит нотаріуса для проведення розрахунків між сторонами.
Досвід нотаріату Німеччини
Незважаючи на розвиток інформаційних технологій, необхідно зміцнювати роль нотаріуса, вважає Володимир Примаченко, Федеральна нотаріальна палата Німеччини. Нотаріус розповів про існування бази даних Notarnet. Федеральна нотаріальна палата Німеччини має 5 підрозділів, більшість з яких займається інформаційними технологіями у сфері нотаріату. Також Нотаріальна палата самостійно генерує кваліфіковані цифрові підписи для нотаріусів.
Спеціалісти в інформаційних технологіях не є залученими фахівцями, а перебувають у штаті Нотаріальної палати. Всі продукти інформаційних технологій та інтелектуальної власності, у зв’язку із цим, є власністю Нотаріальної палати Німеччині. Приватні підрядники пропонують додаткові допоміжні програми адміністрування відвідування клієнтів.
Реєстрація речових прав на нерухоме майно відбувається у поземельних книгах, які ведуться при судах в електронній формі. На сьогодні їх 16, що відповідає різним регіонам Німеччини. Також існує торговий реєстр, в якому відображаються корпоративні права на юридичні особи. Інформація з торгового реєстру є пріоритетною та дійсною в порівнянні з будь-якими іншими носіями. Документи щодо реєстрації прав на нерухоме майно направляються нотаріусами в електронній формі до судів, які ведуть поземельні книги, в форматі xml та pdf з накладенням електронного цифрового підпису нотаріуса. Такі взаємовідносини між нотаріусом та поземельною книгою відбуваються через окрему захищену лінію та окрему електронну поштову скриньку.
Перед вчиненням нотаріальної дії нотаріус перевіряє дані за окремими реєстрами. Після цього готує нотаріальний акт та направляє його в електронний реєстраційний суд, який технічно змінює дані в реєстрі. Діє принцип Публічної достовірності, тобто дані, які є в реєстрі, є вірними та правдивими. Право першочергової покупки нерухомого майна має орган місцевого самоврядування.
Також існує програмне забезпечення, до якого підключено нотаріуса та його співробітників. Вказана програма є допоміжною при підготовці нотаріального акту, а також при взаємодії з іншими електронними сервісами.
На сьогоднішній день архів здебільшого існує в паперовій формі, проте у 2017 році прийнято закон про переведення архіву в електронну форму. Згідно з цим законом, до 2022 р. весь архів нотаріусів Німеччини має бути переведений в електронну форму та зберігатися у сканованому вигляді у форматі pdf із накладенням електронного цифрового підпису. Електронний та паперовий формат юридично мають однакову силу. Прогнозований перехідний період – 30 років. Саме через 30 років будуть існувати виключно електронні архіви. В подальшому, для знаходження архівного документа, державним органам будуть надаватися посилання на електронну версію цього документа, який буде мати юридичну силу. Вартість такого проекту електронного архіву складає 60 млн. євро. Прогнозована вартість експлуатації такого проекту на рік складатиме 20 млн. євро. Фінансування ведення електронного архіву відбуватиметься за рахунок коштів, що стягується з клієнта, тобто прогнозується збільшення вартості нотаріальних послуг на 5-6 євро.
Нотаріус підключений до спадкового реєстру та реєстру актів цивільного стану, які мають автоматичний взаємообмін. Тобто, при наявності інформації у реєстрі актів цивільного стану про смерть особи, автоматично розшукуються нотаріус та місце зберігання заповіту такого померлого. На сьогодні триває робота щодо внесення до спадкового реєстру паперових заповітів минулих років. Так, за минулий рік до реєстру внесено 480 тис. записів про паперові заповіти, які зберігаються у нотаріусів.
А основне – це те, що нотаріат ґрунтується на довірі людей. Таким чином, при розробці нових інформаційних технологій, найголовнішим є захист даних. Самі технології мають слугувати інструментами в руках нотаріусів. В Нотаріальній палаті Німеччини працює 160 осіб, 120 з яких – в сфері інформаційних технологій.
Досвід нотаріату Азербайджану
В Азербайджані не існує нотаріальної палати, повідомив нотаріус Мамедов Гусейн Гусейнага огли. Втім, цього року були прийняті зміни до Закону про нотаріат та заплановано її створення, установча конференція має відбутись цього літа. Наразі ж фактично керування нотаріатом відбувається відповідним відділом з питань реєстрації та нотаріату Міністерства юстиції Азербайджану. Приватний нотаріат в Азербайджані існує лише 2 роки.
Інформаційні технології в нотаріаті Азербайджану знаходяться на високому рівні. Багато функцій нотаріуса автоматизовано та спрощено за рахунок таких технологій. Підготовка до вчинення нотаріальної дії відбувається через програмне забезпечення, створене спеціально для нотаріуса. Такий програмний продукт містить в собі взаємодію з усіма необхідними реєстрами, а також забезпечує ведення діловодства, фінансової звітності, статистичної звітності та підготовку проектів документів.
Під час вчинення нотаріальної дії нотаріус робить фото сторін нотаріального акту. Такі фото зберігаються в базі даних. Для додаткового захисту програмне забезпечення розміщує на тексті нотаріального документа штрих-код або QR код (бланки не передбачені).
Реєстрація права власності на нерухоме майно відбувається в реєстраційній службі, документи до якої направляються нотаріусом в електронній формі через захищену мережу. Реєстрація займає від 1 до 5 робочих днів, в залежності від розміру плати за таку послугу.
Оплата нотаріальних дій здійснюється виключно через банківський рахунок нотаріуса, при цьому в нотаріальних конторах розміщені апарати, на кшталт банкомату, для внесення готівки на рахунок нотаріуса.
Досвід нотаріату Грузії
У Грузії існує електронний реєстр нотаріальних дій, до якого направляються всі нотаріальні акти. Нотаріуси мають доступ до всіх необхідних реєстрів, розповів нотаріус Давід Імнадзе.
З 2010 року нотаріуси Грузії мають право посвідчувати довіреності та засвідчувати підписи на заявах за допомогою відеозв’язку. Підтвердження особи відбувається шляхом доступу до бази даних Міністерства внутрішніх справ та введення індивідуального номера особи. З 2018 року встановлення особи відбувається на підставі будь-якого документа, що посвідчує особу: це може бути як паспорт, так і водійське посвідчення.
Відеопосвідчення відбувається в присутності 2 свідків. Відеозв’язок може відбутися за допомогою Skype, Viber, What’s up тощо. Також через відеоконференцію можливе засвідчення протоколів юридичних осіб, тобто за допомогою відеозв’язку нотаріус може бути присутнім під час загальних зборів. Правочини за участі 2 та більше осіб можуть посвідчуватися декількома нотаріусами, якщо сторони перебувають у різних місцях. Таке посвідчення відбувається також шляхом відеоконференції.
Членський внесок до Нотаріальної палати становить 2 % від доходу нотаріуса, нотаріус є платником ПДВ.
Читайте також: Президент Нотаріальної палати Грузії Маріка Гоголадзе: Грузинський нотаріат постійно прагне до саморозвитку