16 липня 2021 року набув чинності наказ Міністерства фінансів України від 13 травня 2021 року № 261, яким затверджено:
– Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність;
– Порядок ведення Типової форми.
Відповідно, втратив чинність наказ Міністерства доходів і зборів України від 16 вересня 2013 року N 481 «Про затвердження форми Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи – підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення».
Тобто, із 16 липня 2021 року облік доходів та витрат здійснюється за Типовою формою, одним із способів, визначених Розділом І Порядку.
Відповідно до Розділу І Порядку, облік доходів і витрат ведеться в Типовій формі:
– в паперовому вигляді (в цьому випадку прошивання та реєстрація такої форми в контролюючому органі не передбачені);
– електронному вигляді;
– засобами електронного кабінету (в порядку, встановленому законодавством).
У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді самозайнята особа зобов’язана виконувати записи розбірливо, чорнилом темного кольору або кульковою ручкою. Внесення виправлень здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом самозайнятої особи.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді самозайнята особа зобов’язана вести таку форму у форматі EXCEL.
У разі ведення обліку доходів і витрат засобами електронного кабінету самозайнята особа зобов’язана отримати кваліфікований сертифікат відкритого ключа, сформований кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді.
У Типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення.
На підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід / понесено витрати, здійснюються записи по Типовій формі про отримані доходи та документально підтверджені витрати. Дані обліку доходів і витрат заповнюються з наростаючим підсумком у гривнях з копійками та використовуються для заповнення річної податкової декларації про майновий стан і доходи.
Книга обліку доходів і витрат, яку вели ФОП (крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування) і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, зберігається не менше 1095 днів з дня подання декларації, для складення якої вона використовувалась
Статтею 164-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення визначено, що не ведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу в розмірі від трьох (51 грн) до восьми (136 грн) НМДГ.
Дії, передбачені частиною першою статті 164-1 КпАП, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від п’яти (85 грн) до восьми (136 грн) НМДГ.
Слід мати на увазі, що у разі не зберігання Книги або обліку доходів і витрат в паперовому вигляді передбачене застосування штрафних санкцій. Так, відповідно до ст. 121 Податкового кодексу України ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 грн. Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 грн.